Інтерв'ю з Руі Мендешем, директором з персоналу: досвід працевлаштування українських біженців у Португалії

У цьому інтерв’ю Руі Мендеш, директор з персоналу в промисловій компанії металевих компонентів у Бразі, Португалія, ділиться своїм досвідом роботи з українськими біженцями. З чотирнадцятирічним досвідом у кадровій політиці, Руі розповідає про реальні виклики та можливості, з якими стикалася його компанія, наймаючи українців з 2022 року.

Журналістка: Доброго дня, пане Мендеш. Чому ваша компанія вирішила наймати українських біженців?

Руі Мендеш: Доброго дня. Чесно кажучи, наш вибір був зумовлений не лише бажанням допомогти, але й практичними потребами. На ринку праці в Португалії спостерігається дефіцит кваліфікованих кадрів, особливо в промисловій сфері. Українські працівники виявилися висококваліфікованими і мотивованими, що робить їх цінними для нашої компанії. Окрім того, статус тимчасового захисту для українців дозволяє їм працювати легально з першого дня, без додаткового дозволу на роботу, що значно спрощує процес найму порівняно з іншими категоріями іноземних працівників. Багато українців мають досвід роботи в європейських країнах, що допомагає їм швидше адаптуватися до нових умов. Наприклад, один з наших працівників раніше працював у Німеччині в аналогічній галузі, що дозволило йому швидко увійти у робочий процес у Португалії. Це ілюструє, як міжнародний досвід може бути корисним не лише для працівника, а й для компанії, яка отримує кваліфікованого фахівця вже адаптованого до західноєвропейських стандартів виробництва.

На практиці ми почали з невеликої групи — троє працівників у перший рік, а зараз їх дев’ятнадцять на різних посадах, від виробничих операторів до інженерів контролю якості. Ми не поспішали, оскільки хотіли переконатися, що кожна нова людина отримує достатньо уваги під час адаптації. Додатково, ми помітили, що українські працівники приносять з собою нові ідеї та підходи до роботи. Це стимулює інновації та допомагає нашій компанії залишатися конкурентоспроможною. Крім того, їхня праця підвищує загальну продуктивність, що позитивно впливає на наші фінансові показники. Важливо пам’ятати, що інтеграція нових працівників — це не лише економічна вигода, але й соціальна відповідальність, яку компанія бере на себе свідомо.

Журналістка: Які виклики ви зустріли під час найму українських біженців?

Руі Мендеш: Одним з основних викликів було визнання їхніх професійних кваліфікацій. Незважаючи на те, що багато українців мають високу кваліфікацію, процес формального визнання диплома може зайняти від кількох місяців до року, залежно від спеціальності та відповідного органу. Наш досвід показує, що важливо співпрацювати з IEFP — заходи підтримки зайнятості, щоб полегшити цей процес і не залишати нового працівника без формального статусу протягом усього періоду очікування. Ще одним викликом є мовний бар’єр. Хоча багато працівників володіють англійською, ми організували безкоштовні курси португальської мови безпосередньо на підприємстві, двічі на тиждень по одній годині в робочий час.

До уваги: Процес визнання дипломів та сертифікатів може зайняти від трьох до дванадцяти місяців, залежно від спеціальності. Для технічних і промислових професій ми рекомендуємо не чекати повного визнання — практична оцінка компетенцій під час випробувального терміну часто дозволяє почати роботу набагато швидше.

Також ми стикнулися з проблемами у наданні житла для нових працівників. Вартість оренди у великих містах, таких як Лісабон та Порту, може бути занадто високою для багатьох новоприбулих у перші місяці, поки вони ще не мають стабільного доходу чи кредитної історії в Португалії. Тому ми співпрацюємо з місцевими агентствами з нерухомості та муніципалітетом, щоб забезпечити доступне тимчасове житло для наших нових працівників протягом перших трьох місяців. Це допомагає їм зосередитися на роботі, не турбуючись про побутові проблеми одразу після переїзду.

Журналістка: Як ви підтримуєте інтеграцію українських працівників у вашій компанії?

Руі Мендеш: На практиці ми намагаємося створити середовище, де всі працівники можуть комфортно працювати разом. Ми проводимо регулярні командні зустрічі, де обговорюємо як професійні, так і особисті питання. Це допомагає зламати бар’єри і сприяє кращій взаємодії. Крім того, ми заохочуємо наших португальських співробітників брати участь у культурних обмінах, що покращує розуміння та повагу між колегами. Щоб полегшити адаптацію, ми також запровадили систему наставництва: новим українським працівникам призначається досвідчений португальський колега, який допомагає їм адаптуватися до нових умов роботи протягом перших трьох місяців, включаючи допомогу в розв’язанні побутових питань та роз’яснення культурних відмінностей.

Щоб краще зрозуміти потреби українських працівників, ми запровадили коротке анонімне опитування задоволеності раз на квартал. Це дозволяє швидко реагувати на їхні запити та пропозиції, тим самим покращуючи робочі умови для всіх. Докладніше про практичні кроки такого супроводу — у матеріалі посібник для компаній, які наймають українських біженців, який ми самі використовували як орієнтир на початку.

Журналістка: Чи є якісь фінансові пільги для компаній, які наймають українських біженців?

Руі Мендеш: Так, IEFP надає різноманітні заходи підтримки зайнятості для компаній, які наймають шукачів роботи, зареєстрованих у центрах зайнятості, включно з отримувачами тимчасового захисту. Ці заходи спрямовані на зменшення фінансового навантаження на роботодавців на початковому етапі, дозволяючи їм легше інтегрувати нових працівників у свою команду. Ми скористалися цими можливостями, що допомогло нам не лише економічно, але й у плані кадрової політики. Наприклад, ми отримали часткове покриття витрат на заробітну плату протягом кількох перших місяців найму для окремих працівників, що дозволило нам швидше приймати рішення про постійне працевлаштування після випробувального терміну.

На додаток до фінансових заходів, ми також переглянули власний бюджет на навчання персоналу — виявилося, що частину коштів, які раніше йшли на загальні тренінги для всіх працівників без розбору, ефективніше спрямувати саме на мовну підготовку нових колег у перші місяці, коли віддача від такого навчання найвища. Це рішення не потребувало додаткового фінансування ззовні, лише перерозподілу вже наявного бюджету відповідно до реальних пріоритетів.

Наведу конкретну таблицю, яку ми самі склали для внутрішнього використання, щоб систематизувати підтримку на кожному етапі:

Ця таблиця дуже допомогла нам не забувати про жоден крок, особливо на початку, коли все відбувалося дуже швидко і нові працівники приходили один за одним.

Журналістка: Чи можете ви навести конкретний приклад успішної інтеграції українського працівника?

Руі Мендеш: Наведу конкретний приклад. Ми найняли інженера з України, який мав досвід роботи в подібній промисловості ще вдома. Спочатку він стикався з труднощами через мовний бар’єр, але завдяки нашим курсам португальської та підтримці колег, за кілька місяців він став важливою частиною нашої команди контролю якості. Його технічні знання та досвід значно підвищили ефективність роботи нашої виробничої лінії, зокрема він запропонував зміну в процедурі перевірки, яка скоротила кількість браку. Цей приклад демонструє, як важливо надати новим працівникам можливість проявити себе і підтримати їх у перші місяці роботи, а не одразу очікувати повної продуктивності.

Що особливо цікаво, цей інженер спочатку соромився пропонувати ідеї, оскільки не був впевнений у своєму рівні португальської і боявся, що його неправильно зрозуміють. Знадобилося кілька особистих розмов з безпосереднім керівником, перш ніж він почав відкрито ділитися своїми спостереженнями щодо виробничого процесу. Цей досвід навчив нас, що технічна компетентність і готовність висловлювати ідеї — це дві окремі речі, і друге часто потребує додаткової підтримки та явного запрошення з боку керівництва, особливо в перші місяці роботи в новому мовному середовищі.

Інший приклад — українка, яка приєдналася до нашого відділу логістики. Завдяки її уважності до деталей та знанню програм планування, вона допомогла нам оптимізувати графік поставок сировини. Її внесок був високо оцінений не лише всередині компанії, але й нашими постачальниками, з якими вона активно комунікує англійською та вже непогано португальською. Це показує, що нові ідеї та перспективи можуть бути корисними для розвитку компанії незалежно від посади.

Третій приклад стосується молодого фахівця, який до війни працював у сфері якості на великому металургійному підприємстві в Запорізькій області. Коли він приєднався до нас, у нього не було жодного досвіду роботи з нашими конкретними верстатами, але базові принципи контролю якості виявилися практично ідентичними. За три місяці він не лише опанував нове обладнання, а й помітив, що один з наших внутрішніх звітів дублює інформацію, яку ми вже фіксували в іншій системі — його пропозиція спростити цей процес зекономила відділу приблизно дві години паперової роботи щотижня. Такі невеликі, але конкретні покращення від людей зі свіжим поглядом на усталені процеси трапляються частіше, ніж ми очікували спочатку.

Журналістка: Як ви оцінюєте вплив українських біженців на вашу компанію загалом?

Руі Мендеш: Вплив був дуже позитивним. Українські працівники принесли не лише свої професійні навички, але й нову енергію та перспективи. Вони дуже віддані та працелюбні, що позитивно відбилося на загальному моральному стані команди. Крім того, їхня присутність сприяє культурному збагаченню та підвищує рівень толерантності серед працівників. Ми помітили, що завдяки культурному обміну наші працівники почали краще розуміти один одного і стали більш згуртованими. Працевлаштування українських біженців: практичний посібник допоміг нам краще зрозуміти, з боку працівника, з якими викликами стикаються шукачі роботи — це дозволило нам скоригувати власний процес найму, зробивши його більш прозорим.

Важливо також зазначити реальні застереження, з якими стикаються деякі компанії:

• Недооцінка часу на мовну адаптацію — навіть вмотивований працівник потребує кількох місяців, щоб почуватися впевнено на португальській
• Відсутність призначеного наставника — без чіткої відповідальної особи інтеграція розтягується і працівник почувається загубленим
• Ігнорування емоційного стану — новини з України можуть впливати на продуктивність, і керівнику варто про це пам’ятати, а не сприймати як проблему з дисципліною

Ми також переглянули власну систему оцінки продуктивності. Спочатку ми оцінювали всіх працівників за однаковими критеріями з першого дня, що було несправедливо стосовно новоприбулих, які ще долали мовний бар’єр і адаптувалися до нового середовища. Тепер перші три місяці вважаються періодом адаптації з окремими, більш м’якими критеріями оцінки, а вже після цього застосовуються стандартні показники продуктивності, однакові для всієї команди. Цей підхід зменшив рівень стресу серед нових працівників і, як не дивно, пришвидшив їхню реальну адаптацію — люди менше боялися помилок і швидше просили допомоги, коли щось було незрозуміло.

Журналістка: Чи плануєте ви й надалі наймати українських біженців?

Руі Мендеш: Так, ми плануємо продовжувати цю практику, і не лише через соціальну відповідальність, а й тому, що результати за минулі два роки перевершили наші початкові очікування щодо продуктивності та стабільності команди. Ми вже бачимо переваги, які приносять українські працівники, і хочемо розширити наш штат, щоб включити більше таких працівників у наступному кварталі. Наша мета — створити робоче середовище, в якому всі можуть розвиватися та досягати успіху, незалежно від країни походження. Ми також розглядаємо можливість поділитися нашим досвідом з іншими компаніями в регіоні через місцеву торгову палату. Повний посібник як допомогти Україні містить й інші практичні напрямки підтримки, не лише працевлаштування, які ми також намагаємося застосовувати як компанія — наприклад, збір коштів серед працівників для гуманітарних потреб.

Журналістка: Що б ви порадили іншим компаніям, які розглядають можливість найму українських біженців?

Руі Мендеш: Я б порадив почати з розуміння культурних особливостей та надання підтримки для адаптації. Це може бути мовна підготовка або менторська програма, навіть проста і недорога. Також важливо скористатися всіма доступними ресурсами, такими як посібник для компаній, які наймають українських біженців, щоб максимально спростити процес найму і не винаходити велосипед. Крім того, важливо відкрити комунікацію з місцевими організаціями та державними структурами, які можуть надати додаткову підтримку та інформацію.

Порада: Не чекайте ідеальних умов, щоб почати. Найміть одну людину, побудуйте процес на цьому досвіді, а потім масштабуйте його — саме так вчинили ми, і це виявилося набагато ефективніше, ніж намагатися одразу продумати ідеальну програму інтеграції для десятків людей.

Ще один момент, який я б хотів підкреслити: варто заздалегідь підготувати наявний колектив, а не лише нових працівників. У нас були випадки легкого напруження в перші тижні, коли деякі співробітники не розуміли, чому компанія витрачає ресурси на мовні курси для новоприбулих, а не на щось інше. Коротка внутрішня комунікація — просте пояснення, чому ми це робимо і які вигоди це принесе всій команді — зняла більшість цих запитань буквально за пару зустрічей. Ігнорувати цей аспект і зосереджуватися лише на новому працівникові, забуваючи про існуючий колектив, — одна з найпоширеніших помилок, яку я бачив і в інших компаніях регіону.

5 швидких питань — правда чи ні

Журналістка: Чи всі українські біженці володіють англійською мовою?

Руі Мендеш: Ні, рівень володіння англійською мовою може суттєво відрізнятися залежно від віку, освіти та регіону походження.

Журналістка: Чи потрібно визнання диплома для всіх професій?

Руі Мендеш: Так, але не для всіх посад це критично — для багатьох технічних робіт практична оцінка компетенцій достатня на старті.

Журналістка: Чи надає держава фінансову підтримку компаніям для навчання мов?

Руі Мендеш: Частково, деякі курси можуть бути субсидовані через IEFP залежно від конкретної програми та статусу працівника.

Журналістка: Чи можуть українські біженці працювати в будь-якій галузі?

Руі Мендеш: Так, за умови наявності статусу тимчасового захисту та відповідності вимогам конкретної посади, як і будь-який інший працівник.

Журналістка: Чи є інтеграція українських біженців складним процесом?

Руі Мендеш: Це виклик, який вимагає планування та терпіння, але при правильному й послідовному підході — цілком здійсненний і вартий зусиль, судячи з нашого власного дворічного досвіду в цій сфері.

Ваші фінальні поради

Журналістка: І наостанок, три конкретні поради для компаній, які тільки розглядають цей крок?

Руі Мендеш:

1. Розпочніть з невеликих кроків — найміть одну-дві людини спочатку, щоб краще зрозуміти реальні потреби і можливості вашої компанії, перш ніж будувати масштабну програму.
2. Інвестуйте в навчання — організуйте мовні курси та професійні тренінги для нових працівників з першого дня, не відкладайте це на потім.
3. Підтримуйте відкритий діалог — регулярні зустрічі для обговорення проблем і успіхів допоможуть швидше адаптуватися і виявити проблеми до того, як вони переростуть у щось серйозніше.

Дякуємо Руі Мендешу за відвертість і практичні поради. Компанії, які розглядають найм українських біженців, можуть звернутися по додаткову інформацію до IEFP — заходи підтримки зайнятості щодо фінансових стимулів та до AIMA — Агентства з питань міграції та притулку Португалії щодо юридичних аспектів статусу тимчасового захисту. Досвід Руі Мендеша показує, що найм українських біженців — це не лише акт солідарності, а й практичне рішення для компаній, які стикаються з дефіцитом кваліфікованих кадрів на місцевому ринку праці. Головний висновок з цього інтерв’ю простий: успішна інтеграція вимагає не грандіозних програм, а послідовних, невеликих і конкретних кроків — мовних курсів, наставництва, гнучкої оцінки продуктивності в перші місяці та чесної комунікації як з новими працівниками, так і з наявним колективом.